Easy Way, het plan voor administratieve vereenvoudiging 2020-2025, wil de relatie tussen gebruikers en administraties transformeren. Easy Way zal de administratieve lasten verminderen door slechts één keer informatie aan administraties te verstrekken. Het doel is ook dat burgers automatisch bepaalde rechten en vergoedingen krijgen en te allen tijde toegang hebben tot openbare diensten, enz.

Standaardisatie van formulieren en online toegang

Easy Way bevat 20 operationele doelstellingen die worden samengebracht rond 6 strategische doelstellingen. De belangrijkste projecten zijn:

• Brussels Digital Act of digital by default: het doel is dat digitaal de regel wordt en papier de uitzondering. Openbare diensten moeten gebruikers hierin begeleiden.
• Met de “Brussels Youth to Digital”, wil het Brussels Gewest jongeren dichter bij de administratie brengen door innovatieve digitale oplossingen te promoten zoals ITSME, IRISBOX, EBOX, …
• Administratieve vereenvoudiging en de versnelling ervan dankzij digitale technologie mag geen ongewenste effecten hebben. Bijzondere nadruk zal daarom worden gelegd op het verwerven van digitale vaardigheden door gebruikers.
• Burgers hebben recht op meer transparantie, de toegang tot informatie over het gebruik van subsidies in het Gewest zal vereenvoudigd worden.
• We willen alle administratieve procedures online toegankelijk maken via een centraal webplatform.
• Vanaf 2022 kan er geen informatie die al beschikbaar is opnieuw opgevraagd worden bij gebruikers dankzij het “Once Only-plan.
• Elk voorontwerp van besluit of ordonnantie zal aan een customer journey-analyse moeten worden onderworpen alvorens aan de Regering te worden voorgelegd, de zogenaamde "Kafka-test".
• De subsidieaanvragen worden gestandaardiseerd. Ze verschillen van de ene administratie tot de andere, waardoor hun toegang complex is voor burgers, bedrijven of verenigingen.
• Administratieve agenten zijn de eerste actoren bij vereenvoudiging. Ze zullen moeten worden opgeleid in de beginselen van administratieve vereenvoudiging.

Administraties ten dienste van de burgers

“De administratieve formaliteiten zijn talrijk, vaak tijdrovend en soms duur. Ik wil de burgers, maar ook de bedrijven, een duurzamere, toegankelijkere, goedkopere en snellere administratie bieden. Ik wil een echte golf van vereenvoudiging creëren in het Brussels Gewest. Onze institutionele complexiteit zet ons daartoe aan”, ambieert Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Administratieve Vereenvoudiging.

Een administratie moet ten dienste staan van de burgers, bedrijven en verenigingen. En de verwachtingen van de gebruikers met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening zijn de afgelopen jaren sterk geëvolueerd. Door nieuwe technologieën toe te passen, kunnen we de relaties tussen de administraties en de gebruikers vergemakkelijken. Op dit moment kunnen minder dan 25% van de administratieve formaliteiten online worden voltooid en slechts 38% van deze onlineformalitieten is geoptimaliseerd voor smartphonegebruik.

Administratieve vereenvoudiging, een democratische uitdaging

Naast de modernisering van overheidsdiensten, moet administratieve vereenvoudiging de automatische activering van bepaalde rechten mogelijk maken. In België zou naar schatting 2/3 van de in aanmerking komende personen geen leefloon ontvangen, simpelweg door onwetendheid van de gebruikers.

Tot op de dag van vandaag wordt in de ogen van de gebruiker het aanbod aan openbare diensten te vaak gezien als een complex en moeilijk toegankelijk geheel. De gebruiker voelt zich soms verloren, niet wetende bij wie hij terechtkan voor de informatie en ondersteuning die hij nodig heeft.

Het leven vergemakkelijken dankzij een goede beheersing van de digitale tools

“De COVID-crisis werkt als een tijdmachine. We zijn ons allemaal bewust geworden van het potentieel dat de digitale technologie ons biedt. En als morgen, dankzij het 'only once'- of het ‘digital by default’-principe, bepaalde papieren documenten illegaal worden, zal ik de eerste zijn om mij daarover te verheugen. Dat is dan het teken van een geslaagde administratieve vereenvoudiging. De COVID-crisis herinnert ons evenwel ook aan de aandacht die we moeten besteden aan de mensen die de digitale instrumenten niet onder de knie hebben. Daarom zal ik de Regering binnenkort een plan voor digitale toe-eigening voorleggen”, besluit Bernard Clerfayt.

Bernard Clerfayt, de minister belast met Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging, heeft het plan voor administratieve vereenvoudiging 2020-2025 voorgesteld. Dit werkdocument kreeg de naam Easy Way en legt de grote projecten vast om het leven van de burgers en de bedrijven te vereenvoudigen. Enkele van deze maatregelen zijn de standaardisatie van formulieren voor subsidieaanvragen, de implementatie van een vereenvoudigingstest voor besluiten en ordonnanties en het "digital by default"-principe.

Een administratie moet ten dienste staan van de burgers, bedrijven en verenigingen. En de verwachtingen van de gebruikers met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening zijn de afgelopen jaren sterk geëvolueerd. Gelet op deze verwachtingen wordt de dienstverlening van de administraties regelmatig bekritiseerd. Wanneer een gebruiker een administratieve formaliteit uitvoert, krijgt hij vaak de indruk dat "het allemaal wel eenvoudiger zou kunnen" ...

We hebben een administratie nodig die niet langer gericht is op haar belangen, maar op de gebruikers van de openbare diensten. De ervaringen van de gebruikers in hun meervoudige interacties met de administratie moeten worden verbeterd.

Administratieve vereenvoudiging, door de toepassing van nieuwe technologieën, maakt het mogelijk om, met behulp van een reeks concrete maatregelen, de relaties tussen de administraties en hun gebruikers te vergemakkelijken. Toch kan minder dan 25% van de administratieve formaliteiten online worden voltooid en is slechts 38% van de onlineformaliteiten geoptimaliseerd voor smartphonegebruik. En dat terwijl 71% van de Brusselaars vraagt om een betere informatie-uitwisseling tussen de administraties.

“De administratieve formaliteiten zijn talrijk, vaak tijdrovend en soms duur. Ik wil de burgers, maar ook de bedrijven, een duurzamere, toegankelijkere, goedkopere en snellere administratie bieden. Ik wil een echte golf van vereenvoudiging creëren in het Brussels Gewest. Onze institutionele complexiteit zet ons daartoe aan”, ambieert Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Administratieve Vereenvoudiging.

Easy Way, naar een eenvoudiger Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Administratieve vereenvoudiging is een democratische uitdaging geworden. Naast de modernisering van de openbare besturen moet de vereenvoudiging het mogelijk maken om de burger weer autonomie te geven en bepaalde rechten automatisch te activeren (in België zou naar schatting 2/3 van de in aanmerking komende personen geen leefloon ontvangen, simpelweg door onwetendheid van de gebruikers).

Tot op de dag van vandaag wordt in de ogen van de gebruiker het aanbod aan openbare diensten te vaak gezien als een complex, vaag en moeilijk toegankelijk geheel. De gebruiker voelt zich soms verloren, niet wetende bij wie hij terechtkan voor de informatie en ondersteuning die hij nodig heeft.

Easy Way, het plan voor administratieve vereenvoudiging 2020-2025, heeft tot doel de relatie tussen de gebruikers en de administraties te transformeren. Easy Way zou het mogelijk moeten maken om de administratieve lasten aanzienlijk te verminderen door de informatie slechts één keer aan de administraties mee te delen, automatisch bepaalde rechten en vergoedingen te krijgen, permanent toegang tot openbare diensten te hebben, enz.

Van een standaardisatie van de formulieren voor subsidieaanvragen tot “digital by default”

Easy Way bevat 20 operationele doelstellingen die worden samengebracht rond 6 strategische doelstellingen. De belangrijkste projecten zijn:

• Brussels Digital Act of “Digital by Default”. Het vlaggenschipproject van Easy Way; het doel is dat digitaal de regel wordt en papier de uitzondering. Dit principe van “Digital by Default” impliceert dat openbare diensten gebruikers moeten begeleiden om hen in staat te stellen digitale autonomie te verwerven om de digitale kloof niet verder te accentueren.
• De vereenvoudiging en standaardisering van de procedures voor subsidieaanvragen. Deze verschillen van de ene administratie tot de andere, waardoor het moeilijk is voor burgers, bedrijven en verenigingen om er toegang toe te krijgen.
• De oprichting van een kadaster van subsidies en een “bibliotheek van openbare kennis”. Burgers hebben recht op meer transparantie; de toegang tot informatie over het gebruik van subsidies in het Gewest zal worden vereenvoudigd.
• Een gewestelijke webstrategie. De veelheid aan actoren leidt tot een aanzienlijke hoeveelheid websites die onderling niet samenhangen. Het gewestelijke webimago en de kwaliteit van de informatie die aan de gebruikers wordt aangeboden, moeten worden verbeterd. En uiteindelijk moeten alle administratieve formaliteiten online toegankelijk worden gemaakt via een centraal platform.
• De implementatie van "Once Only". Vanaf 2022 kan er geen reeds beschikbare informatie bij de gebruikers opgevraagd worden.
• De implementatie van een vereenvoudigingstest. Elk voorontwerp van besluit of ordonnantie zal aan een customer journey-analyse moeten worden onderworpen alvorens aan de Regering te worden voorgelegd, de zogenaamde "Kafka-test".
• De implementatie van een opleidingsstrategie. Administratieve personeelsleden staan op de eerste rij bij de dienstverlening aan de gebruikers en zijn de belangrijkste actoren voor de vereenvoudiging ervan. Het personeel zal moeten worden opgeleid in de beginselen van administratieve vereenvoudiging.
• De implementatie van een opleidingsstrategie voor jonge burgers. Met de "Brussels Youth to Digital" wil het Brussels Gewest jongeren dichter bij de administratie of bij het beeld dat ze ervan hebben, brengen. Om die reden is het belangrijk bij deze jongeren innovatieve digitale oplossingen te promoten die beschikbaar worden gesteld door de administratie (ITSME, IRISBOX, EBOX, enz.).
• De deelname aan het plan voor digitale toe-eigening. Administratieve vereenvoudiging en de versnelling daarvan dankzij digitale technologie mogen geen ongewenste effecten hebben. Bijzondere nadruk zal daarom worden gelegd op het verwerven van digitale vaardigheden door de gebruikers.

“De COVID-crisis werkt als een tijdmachine. We zijn ons allemaal bewust geworden van het potentieel dat de digitale technologie ons biedt. En als morgen, dankzij het 'only once'- of het ‘digital by default’-principe, bepaalde papieren documenten illegaal worden, zal ik de eerste zijn om mij daarover te verheugen. Dat is dan het teken van een geslaagde administratieve vereenvoudiging. De COVID-crisis herinnert ons evenwel ook aan de aandacht die we moeten besteden aan de mensen die de digitale instrumenten niet onder de knie hebben. Daarom zal ik de Regering binnenkort een plan voor digitale toe-eigening voorleggen”, besluit Bernard Clerfayt.

Meer info?
Pauline Lorbat – 0485 89 47 45

De Brusselse Regering heeft de gewestelijke besturen de opdracht gegeven om hun gegevens van 2018, 2019 en 2020 met betrekking tot subsidies en overheidsopdrachten opnieuw te publiceren, in een gestandaardiseerd formaat voor open data. Deze gegevens zullen gemakkelijk geanalyseerd en vergeleken kunnen worden, en dat voor een grotere transparantie in de overheidsuitgaven.

“Dit is een belangrijke stap op het vlak van transparantie in de overheidsuitgaven: wie geeft hoeveel aan wie. Ik wil de gegevens openbaar maken, op een zo toegankelijk mogelijke manier, en deze onderwerpen aan ieders controle. Dat is wat men de democratische controle noemt, en zij moet volledig kunnen worden uitgeoefend”, stelt Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Administratieve Vereenvoudiging.

Deze werkzaamheden zullen het vanaf de lente mogelijk maken om een echt kadaster van de uitgaven in het Brussels Gewest online te publiceren. Deze nieuwe tool zal de toegang tot informatie over de overheidsuitgaven in hoge mate vergemakkelijken, de transparantie verhogen en het goed bestuur versterken, alsook ervoor zorgen dat de sleutelelementen voor de subsidies en overheidsopdrachten van het Gewest snel visueel weergegeven zullen kunnen worden.

Doel van transparantie werd niet bereikt

In mei 2019 heeft het Brussels Gewest de ordonnantie over transparantie goedgekeurd, waardoor de Brusselse besturen verplicht werden informatie te publiceren over de toegekende overheidssubsidies en overheidsopdrachten. Op die manier werd een nieuwe impuls gegeven voor de transparantie in de overheidsuitgaven.

De gepubliceerde gegevens waren evenwel weinig of niet bruikbaar voor het grote publiek. Volgens de aanvankelijke uitvoeringsmodaliteiten werd de doelstelling van transparantie niet behaald. De meeste diensten of ondernemingen vervulden hun plicht en publiceerden de gegevens op hun eigen website. Deze informatie stond echter in een pdf-bestand, wat onhandig is om te gebruiken. Een dertigtal besturen heeft de informatie gepubliceerd, maar op niet-uniforme wijze, wat het vergelijken van gegevens lastig maakte.

In mei 2019 heeft het Brussels Gewest de ordonnantie over transparantie goedgekeurd, waardoor de Brusselse besturen verplicht werden informatie te publiceren over de toegekende overheidssubsidies en overheidsopdrachten. We moeten echter vaststellen dat de gepubliceerde gegevens weinig of niet bruikbaar zijn voor het grote publiek en dat het gestelde doel van transparantie niet wordt gehaald. De Regering heeft er dus mee ingestemd om de gegevens te standaardiseren, maar vooral om ze vlot toegankelijk te maken voor het grote publiek.

De Brusselse besturen kennen jaarlijks talrijke subsidies toe aan honderden verenigingen en ondernemingen. Teneinde de bedragen en de begunstigden openbaar te maken, heeft het Brussels Parlement op 16 mei 2019 een ordonnantie goedgekeurd die de naam “Ordonnantie over de Transparantie” kreeg. Op die manier werd een nieuwe impuls gegeven voor de transparantie van de overheidsdiensten.

De meeste besturen vervullen hun plicht en publiceren de gegevens op hun eigen website. Deze informatie staat echter in een pdf-bestand, wat erg onhandig is om te gebruiken … Slechts een dertigtal besturen heeft de informatie gepubliceerd, maar op niet-uniforme wijze, wat het vergelijken van gegevens lastig maakt.

Om deze gebreken recht te zetten, heeft de Brusselse Regering de gewestelijke besturen de opdracht gegeven om hun gegevens van 2018, 2019 en 2020 met betrekking tot subsidies en overheidsopdrachten opnieuw te publiceren, in één enkel gegevensformaat voor open data om de gegevens gemakkelijk te kunnen analyseren en vergelijken.

Deze werkzaamheden zullen het vanaf de lente eveneens mogelijk maken om een echt kadaster van de uitgaven in het Brussels Gewest online te publiceren. Deze nieuwe tool zal de toegang tot informatie over de overheidsuitgaven in hoge mate vergemakkelijken, de transparantie verhogen en het goed bestuur versterken, alsook ervoor zorgen dat de sleutelelementen voor de subsidies en overheidsopdrachten van het Gewest snel visueel weergegeven zullen kunnen worden.

“Dit is een belangrijke stap op het vlak van transparantie in verband met de staatskas: wie geeft hoeveel aan wie. Ik wil de gegevens over de overheidsuitgaven op een zo toegankelijk mogelijke manier openbaar maken en deze onderwerpen aan ieders controle. Dat is wat men de democratische controle noemt en zij moet volledig kunnen worden uitgeoefend”, besluit Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Administratieve Vereenvoudiging.

Meer info?
Pauline Lorbat – 0485 89 47 45

Op voordracht van Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging, moet het Brussels Parlement deze namiddag groen licht geven voor een ontwerp van ordonnantie die orde moet scheppen in de adressen van de Brusselaars. Zij kreeg de naam “Best Address”.

Het gaat om een project van lange adem dat vandaag een happy end zal krijgen. Het project, dat de naam “Best Address” kreeg, is immers het eindresultaat van bijna 20 jaar werk binnen verschillende machtsniveaus: federaal, gewestelijk en gemeentelijk. De bedoeling: de verwijzing naar de adressen in heel België eenvormig maken.

Deze werkzaamheden zullen het mogelijk maken om een volledige en betrouwbare lijst op te stellen van alle adressen op het Belgische grondgebied om een authentieke bron samen te stellen en ernaar te kunnen verwijzen.

Deze lijst zal vooral levens redden wanneer de hulpdiensten zich naar een adres moeten begeven zonder het risico te lopen zich te vergissen. Deze lijst zal er ook voor zorgen dat er aanzienlijk minder brieven moeten worden teruggezonden, met name bij het versturen van de oproepingsbrieven voor de verkiezingen. Ten slotte zullen de gegevens onderling in verbinding kunnen staan, waardoor onder meer vermeden zal kunnen worden dat een bedrijf zijn maatschappelijke zetel op een niet-bestaand adres vestigt.

"De besturen zijn al tientallen jaren bezig met het opstellen van een duidelijke en volledige lijst van alle adressen in België. De lijst zal niet alleen het werk van de openbare diensten vergemakkelijken, maar er ook voor zorgen dat de huisjesmelkers blijvend aangepakt zullen kunnen worden, een plaag die het Brussels Gewest reeds lang teistert. Door elk huishouden te koppelen aan één uniek adres en busnummer, zullen de inspectiediensten beter uitgerust zijn om woningen te controleren", stelt Bernard Clerfayt, Brussels minister.

In het Brussels Gewest vormt de databank Brussels Urbis, beheerd en gratis online ter beschikking gesteld door het CIBG (Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest), een referentiepunt voor zowel de besturen als de academische actoren of verzoekers. De databank zal echter nog moeten worden aangevuld met de busnummers en door de gemeenten moeten worden geüpdatet om het project te bestendigen dankzij Urbis Address, de door het CIBG ontwikkelde tool.

Meer info?
Pauline Lorbat – 0485 89 47 45

Vanaf 1 november worden enkel facturen in gestructureerd, elektronisch formaat (XML) aanvaard voor alle overheidsopdrachten die gegund werden door de Brusselse besturen en gewestelijke overheidsinstellingen. Een technologische sprong die veel voordelen heeft, zowel ecologisch als economisch.

De Brusselse plaatselijke en gewestelijke besturen beheren talrijke facturen. Zo verwerkt de MIVB jaarlijks bijvoorbeeld meer dan 70.000 facturen, de GOB meer dan 30.000 en visit.brussels bijna 7.000.

Door elektronische facturering verplicht te stellen voor alle overheidsopdrachten die vanaf 1 november 2020 worden gegund, wil het Gewest niet alleen het dagelijkse leven van de besturen vereenvoudigen, maar ook van hun leveranciers. Er zullen hierdoor  minder coderingsfouten gemaakt worden; de facturen zullen sneller verwerkt worden; het papierverbruik zal dalen; de administratieve last van de besturen zal bovenal verkleinen en de betalingstermijn zal ingekort worden.

Goedkopere elektronische facturatie voor de administraties

Elektronische facturatie is evenwel ook een besparing van 5,77 euro per factuur voor de ontvangende besturen in vergelijking met de kosten van een papieren factuur.

“Momenteel wordt slechts 5% van de facturen elektronisch aangeleverd. Door elektronische facturatie op te leggen aan de ondernemingen die met de overheidsdiensten willen samenwerken, zal dit percentage natuurlijk stijgen. Ik wil ook dat het de norm wordt binnen ondernemingen aangezien ze zoveel voordelen biedt op praktisch, economisch en milieuvlak. Het is de bedoeling dat de ondernemingen vervolgens enkel nog elektronische facturatie gebruiken met al hun klanten”, besluit Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Administratieve Vereenvoudiging.

Dit zou u ook kunnen interesseren:

• De projecten van de Minister voor administratieve vereenvoudiging
• De digitale overgang in het Brussels Gewest

Vanaf 1 november worden enkel facturen in gestructureerd, elektronisch formaat (XML) aanvaard voor alle overheidsopdrachten die gegund werden door de Brusselse besturen en gewestelijke overheidsinstellingen. Een technologische sprong die veel voordelen heeft, zowel ecologisch als economisch.

De Brusselse plaatselijke en gewestelijke besturen beheren talrijke facturen. Zo verwerkt de MIVB jaarlijks bijvoorbeeld meer dan 70.000 facturen, de GOB meer dan 30.000 en visit.brussels bijna 7.000.

Door elektronische facturering verplicht te stellen voor alle overheidsopdrachten die vanaf 1 november 2020 worden gegund, wil het Gewest niet alleen het dagelijkse leven van de besturen vereenvoudigen, maar ook van hun leveranciers. Er zullen hierdoor  minder coderingsfouten gemaakt worden; de facturen zullen sneller verwerkt worden; het papierverbruik zal dalen; de administratieve last van de besturen zal bovenal verkleinen en de betalingstermijn zal ingekort worden.

Elektronische facturatie is evenwel ook een besparing van 5,77 euro per factuur voor de ontvangende besturen in vergelijking met de kosten van een papieren factuur.

“Momenteel wordt slechts 5% van de facturen elektronisch aangeleverd. Door elektronische facturatie op te leggen aan de ondernemingen die met de overheidsdiensten willen samenwerken, zal dit percentage natuurlijk stijgen. Ik wil ook dat het de norm wordt binnen ondernemingen aangezien ze zoveel voordelen biedt op praktisch, economisch en milieuvlak. Het is de bedoeling dat de ondernemingen vervolgens enkel nog elektronische facturatie gebruiken met al hun klanten”, besluit Bernard Clerfayt, de Brusselse minister van Administratieve Vereenvoudiging.

Meer info
Pauline Lorbat – 0485 89 47 45